Организация учёта ГСМ, работы автомобилей, специальной техники и механизмов
Проход по ссылкам навигацииПубликации Организация учёта ГСМ, работы автомобилей, специальной техни...
Яндекс.Метрика
 
«...и познаете истину, и истина сделает вас свободными»
(от Иоанна, 8:32)

Внимание!!! Проводится модернизация сайта. Возможна нестабильная работа. Приносим свои извинения.

Задать ?

Организация учёта ГСМ, работы автомобилей, специальной техники и механизмов

Задать ?

Задачей учёта ГСМ является формирование достоверной, то есть полной и целостной, информации о их движении (поступлении, расходовании и остатках) в бухгалтерском и налоговом учёте.

Задать ?

Целью данной статьи является оказание практической помощи бухгалтеру в организации рациональной (с точки зрения трудозатрат) системы учёта данных операций.

Задать ?

Сначала рассмотрим общую схему информационных потоков и документооборота, связанных с движением ГСМ.

Задать ?

Задать ?

Всё начинается с регистрации нового путевого листа в журнале регистрации. При этом в новый путевой лист переносятся данные из предыдущего путевого листа об остатках топлива в баке, а также показания одометра об общем пробеге автомобиля. В соответствии с пунктом 10 Приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов" путевой лист может оформляться на одни день или любой другой срок не более одного месяца.

Задать ?

Получив новый путевой лист, водитель направляется на предрейсовый осмотр и выезжает на линию в соответствии с полученным заданием. С точки зрения учёта обязанностью водителя является:

Задать ?

1. Указать маршрут движения автомобиля, что служит обоснованием экономической целесообразности использования служебного транспорта (подробно смотрите здесь);

Задать ?

2. В случае, если производилась заправка автомобиля в сети АЗС, оформить авансовый отчёт и отразить сведения о приобретении топлива в путевом листе.

Задать ?

3. При завершении срока действия путевого листа водитель проставляет в путевом листе сведения:

Задать ?

— о пробеге автомобиля за период (от одних суток до месяца, в зависимости от срока действия путевого листа);

Задать ?

— о расходе топлива на соответствующий пробег за период;

Задать ?

— о заправке автомобиля;

Задать ?

— об остатке топлива в баке на конец периода.

Задать ?

Всё вышесказанное, а равно и дальнейшее изложение вопроса, в полной мере касается учёта работы спецтехники и специальных машин. Разница заключается лишь в том, что объектом учёта является не пробег, а отработанные моточасы.

Задать ?

Таким образом, в путевом листе (листе учёта работы машин) сосредоточена вся информация об использовании автомобиля и обороте топлива. Следовательно, ежемесячно следует лишь сгруппировать эти данные по конкретным транспортным средствам и спецтехнике, а так же по видам топлива. Такая группировка, как правило, проводится бухгалтерией, однако руководитель организации должен обеспечить надлежащий контроль за достоверностью данных путевых листов, возложив эти обязанности на конкретных должностных лиц.

Задать ?

Что касается свода данных в бухгалтерии, то при решении этой задачи необходимо обеспечить полноту и целостность данных об обороте топлива, т.е. его остатках на начало периода, поступлении (заправках на АЗС или из хранилища организации), списании на работу транспортных средств, машин и специальной техники, остатках на конец периода в местах хранения топлива и баках машин. Под целостностью данных в контексте рассматриваемой темы понимается их непротиворечивость, иначе говоря:

Задать ?

— тождественность данных о заправке машин, отражённых в путевых листах и первичных документах (авансовых отчётах водителей, документов на отпуск топлива водителям из собственного хранилища ГСМ);

Задать ?

— тождественность данных о списании топлива, отражённых в путевых листах и своде данных в регистрах учёта в разрезе единиц автотранспорта, спецтехники и видов топлива;

Задать ?

— тождественность данных об остатках топлива в баках машин, отражённых в путевых листах и в аналитических регистрах учёта.

Задать ?

Как это обеспечить? Нужно разработать соответствующую нуждам вашей организации систему учёта, для чего следует:

Задать ?

1. Руководителю организации необходимо издать приказ о нормах списания ГСМ при эксплуатации транспортных средств, специальной техники и машин. Нормы следует определить на летнее и зимнее время для каждой марки (модели) транспортных средств и техники.

Задать ?

2. Разработать и утвердить в составе учётной политики организации как минимум следующие формы первичных документов и регистров учёта:

Задать ?

— Формы путевых листов и листов учёта работы машин;

Задать ?

— Форму журнала регистрации путевых листов;

Задать ?

— Форму документа, которым оформляется выдача ГСМ из собственных мест хранения организации;

Задать ?

— Форму документа, в котором отражается свод и контроль достоверности данных о движении ГСМ за период (месяц). Например, Акт списания ГСМ или бухгалтерская справка иной формы.

Задать ?

При этом важно помнить, что все вышеуказанные формы первичных документов и регистров учёта должны соответствовать, в частности: для первичных документов — требованиям статьи 9, а для регистров учёта — статьи 10 закона «О бухгалтерском учёте».

Задать ?

3. Помимо форм документов в учётной политике следует определить лиц, ответственных за совершение, надлежащее документирование и контроль соответствующих операций, а также порядок документооборота.

Задать ?

Всё вышесказанное касается всех организаций, независимо от масштаба деятельности и формы собственности. Как правило, организации, имеющие большой парк машин, имеют и соответствующее программное обеспечение, которое автоматизирует рассмотренные выше учётные процедуры. Однако это не освобождает их от обязанности раскрыть принятую систему учёта в учётной политике, поскольку это один из способов ведения учёта (см. пункт 1 статьи 8 закона «О бухгалтерском учёте»).

Задать ?

Что касается предприятий, имеющих двадцать – тридцать единиц техники или меньше, то для них вряд ли целесообразно из соображений экономической эффективности заказывать или приобретать специализированное программное обеспечение, оплачивать его сервисную поддержку.

Задать ?

Однако при наличии в организации даже небольшого парка машин оформление и обработка вышеперечисленных документов и регистров учёта может требовать существенных трудозатрат, в первую очередь — у работников бухгалтерии по контролю правильности заполнения путевых листов и своду данных.

Задать ?

Для таких организаций мы предлагаем готовое учётное решение на базе документов и электронных таблиц MS Office. Что в него входит?

Задать ?

1. Приложение к учётной политике, регламентирующее порядок ведения учёта ГСМ. Данный документ оформлен именно как приложение к учётной политике, то есть он может быть введён в действие приказом руководителя организации как дополнение к уже действующей учётной политике, без внесения изменений в действующую редакцию. Предлагаемый документ содержит описание способа ведения учёта ГСМ, т.е. учётных и контрольных процедур, а также все формы, необходимые для ведения учёта, в формате MS Word.

Задать ?

2. Файл рабочей книги MS Excel, сразу же готовый к вводу данных и формированию необходимых отчётов. В указанный файл вводится, по мере её накопления, следующая информация:

Задать ?

— о пробеге автомобилей (работе спецтехники и машин) за период действия путевого листа;

Задать ?

— о заправках автомобилей.

Задать ?

По завершении месяца все данные для акта списания ГСМ подготавливаются автоматически, без каких – либо усилий со стороны сотрудников бухгалтерии. Таким образом, время на обработку данных по учёту ГСМ сокращается многократно, особенно если обязанность по первичному оформлению путевых листов возложено не на бухгалтерию.

Задать ?

Но главное – качество учёта. Сформированные документы полностью соответствуют действующему законодательству, арифметическая точность данных абсолютна. Важно также упомянуть, что контроль правильности свода данных осуществляется автоматически.

Задать ?

Ну и вишенка на наш торт – первичное оформление путевых листов тоже автоматизировано.

Задать ?

Стоимость стандартного учётного решения – от 5 000 рублей. Цена может быть увеличена в случае разработки дополнительного функционала для реализации индивидуальных пожеланий организации. Цена включает год гарантии работоспособности системы и неограниченный объём наших профессиональных консультаций по вопросам учёта ГСМ.

Задать ?

Если вы хотите получить наше решение или у вас есть вопросы, для контакта с нами перейдите в форму обратной связи по данной ссылке.

Задать ?

Смотрите дополнительно:

Открыт на дату:

25.06.2019.

Свойства документа
Источник:ООО ФинИнформ/Пресняков С. А.
Дата принятия:15.12.2018
Вид документа:Комментарий