ФинИнформ

НДФЛ и страховые взносы с компенсации за использование личного имущества работника

Основания освобождения от уплаты НДФЛ и страховых взносов

Пункт 1 статьи 217 НК РФ (абзац одиннадцать) устанавливает, что не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат, установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей. Какие – либо нормативы компенсаций за использование личного имущества работника в служебных целях НК РФ не установлены, т.е. следует руководствоваться положениями ТК РФ, в частности, статьёй 188.

Итак, статья 188 ТК РФ определяет, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества, работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Следовательно, суммы компенсационных выплат в связи с использованием личного имущества (включая транспортные средства) работника при выполнении им трудовых обязанностей в размерах, согласованных сторонами трудового договора, не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) НДФЛ

В письме от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@ ФНС высказано мнение, что использование личного транспорта в служебных целях может быть оформлено как в рамках трудовых отношений, так и в рамках гражданско-правовых договоров, с указанием условий эксплуатации ТС и сумм возмещаемых расходов и вознаграждений физическому лицу за использование в служебных целях транспортного средства.

Очевидно, что вышесказанное касается работников, исполняющих свои обязанности как в обычном, так и в удалённом (дистанционном) режиме (см. письмо ФНС России от 12.02.2021 № СД-4-11/1705@). При этом статьёй 312.6 ТК РФ установлено, что размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также расходов, связанных с их использованием определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

С учетом изложенного компенсационные выплаты, производимые в соответствии со статьей 188 ТК РФ организацией за использование личного имущества работников, используемого в интересах работодателя, освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц, а также не подлежат обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях) в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником (см. письмо Минфина 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672).

Документальное оформление компенсационных выплат

Надо понимать, что для принятия к вычету компенсационных выплат они должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Что значит экономическая обоснованность, читайте здесь, а тут мы подчеркнём, что именно первичные документы позволяют её (экономическую обоснованность) доказать.

Первичный документ на компенсационные выплаты должен подтверждать:

— характер расходов и их направленность на получение дохода;

— факт использования им имущества в интересах работодателя, факт принадлежности имущества работнику или осуществления им расходов на эти цели, суммы произведённых расходов.

Как разъясняет Минфин, в организации должны иметься копии документов, подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, а также расчёты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведённых в этой связи расходов (письмо Минфина 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672). В то же время налоговые органы считают, что если используемое имущество не является собственностью работника, то положения пункта 1 статьи 217 НК РФ не применяются и суммы возмещения расходов, связанных с использованием такого имущества в интересах работодателя, подлежат обложению НДФЛ (см. письмо ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@), однако суды позицию налоговых органов не поддерживают По мнению судов, управление автомобилем по доверенности не лишает работника права на необлагаемую НДФЛ компенсацию (см., например, пункт 4 постановления ФАС Уральского округа от 22.04.2014 N Ф09-1388/14).

На компенсациях за использование транспортного средства следует остановиться. Минфин и ФНС неоднократно разъясняли, что для получения компенсации за использование транспорта в служебных целях, необходимы:

— копия технического паспорта транспортного средства;

— платёжные документы на ГСМ;

— путевые листы.

Судебная практика по данному вопросу противоречива. По нашему мнению, лучше вести оформлять надлежащим образом путевые листы и вести учёт ГСМ, поскольку арбитраж можно выиграть, но можно и проиграть.

В отношении выплаты компенсаций за использование в интересах работодателя прочего личного имущества работника, используемого работниками в интересах работодателя, ещё раз обращаем внимание на позицию ФНС РФ, изложенную в письме от 12.02.2021 N СД-4-11/1705@). В нем разъяснено, что суммы компенсаций расходов дистанционных работников за использование принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, расходов, связанных с их использованием, не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в размере, определяемом коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору, а методика расчёта сумм компенсаций расходов работников, а также перечень возмещаемых расходов с указанием документов их подтверждающих, утверждаются организацией самостоятельно локальным нормативным актом.