ФинИнформ

Суточные при однодневной командировке: бухгалтерский и налоговый учёт

Командировка или условия работы?

Решение вопроса о выплатах сотрудникам при направлении их в однодневные командировки следует начинать юридической квалификации, т.е. нужно различать, имеем ли мы дело с командировкой или разъездным характером работы?

В соответствии со статьёй 166 ТК РФ служебная командировка есть поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Кроме того, существуют категории работников, трудовая функция которых предусматривает разъездной характер работы. Это условие подлежит обязательному включению в трудовой договор на основании статьи 57 ТК РФ. При этом статья 168.1 ТК РФ предоставляет работодателю право устанавливать перечень работ, профессий, должностей таких работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Все трудности с учётом выплат работникам состоит в том, чтобы правильно квалифицировать характер выплат: суточные или компенсация за разъездной характер работы.

При решении данного вопроса следует руководствоваться разъяснениями, которые дал Минтруд в письме от 02.09.2020 № 14-2/ООГ-14185. По мнению Минтруда, под определение понятия «разъездной характер работ» подпадает трудовая функция работника, при которой он постоянно выполняет должностные обязанности за пределами своей организации. При этом работник может ежедневно после работы возвращаться домой. Служебные поездки этих работников не считаются командировкой, а являются условиями, в которых работники выполняют свою трудовую функцию, закреплённую условиями трудового договора. Например, курьеры, наладчики, работники связи и городского хозяйства (электрических, газовых, водопроводных сетей).

Из сказанного следует, что:

работникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, возмещаются расходы, связанные со служебными поездками, в соответствии со статьёй 168.1 ТК РФ;

если поездки работников не носят постоянного характера и в каждом случае осуществляются по отдельному распоряжению работодателя, данные поездки следует рассматривать как служебные командировки.

Однако это не означает, что по таким командировкам можно выплачивать суточные.

Суточные или компенсация?

Если подходить с формально – юридической точки зрения, то суточные есть компенсация работнику дополнительных расходов, связанных с проживанием вне постоянного места жительства (см. п.11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

Следовательно, строго юридически речи о выплате суточных при однодневной командировке не может идти в принципе. Если по решению руководства организации какие-то выплаты, аналогичные суточным, всё же осуществляются, то им следует определить подобающее название, чтобы не путаться, определив порядок их выплат в локальных нормативных актах, а также порядок документального подтверждения. Они могут рассматриваться только как прочие командировочные расходы, совершённые с ведома и одобрения работодателя (ст. 168 ТК РФ). Для удобства дальнейшего изложения примем термин КАС — компенсации, аналогичные суточным и рассмотрим далее порядок их налогообложения, который существенно отличается от налогообложения «настоящих» суточных.

Бухгалтерский учёт

Командировочные расходы, включая вышеупомянутые КАС, связанные с производственной деятельностью организации, относятся в состав расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99). Расходы признаются при наличии условий, установленных пунктом 16 ПБУ 10/99, которые в данном случае выполняются на дату утверждения авансового отчёта работника руководителем организации. До утверждения авансового отчёта выплаченные работнику денежные средства на командировку рассматриваются как аванс и отражаются в учёте в качестве дебиторской задолженности работника (п. п. 3, 16 ПБУ 10/99).

Налог на прибыль

Поскольку КАС не являются суточными, то принять их к вычету при исчислении налога на прибыль на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ нельзя. Некоторые налогоплательщики считают, что КАС можно отнести к прочим расходам на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Согласно последней позиции Минфина РФ, изложенной в письме от 03.11.2020 № 03-03-06/1/95840, выплаты (суточные) работнику, направленному в однодневную командировку, нельзя учесть в расходах для целей налогообложения.

Следует отметить, что позиция судов по этому вопросу неоднозначна. Есть судебные акты в пользу налогоплательщиков и есть в пользу налоговых органов. Однако налогоплательщик должен понимать, что он в любом случае будет нести некие налоговые риски при принятии рассматриваемых выплат к вычету при исчислении налога на прибыль. Риск связан с тем, что налогоплательщик будет обязан самостоятельно доказывать экономическую обоснованность выплат КАС, что не всегда просто. Поэтому и позиции судов разные: один налогоплательщик доказал экономическую обоснованность, а другой не смог. Но позиция налогового органа всегда будет соответствовать приведённому выше мнению Минфина, в связи с чем рекомендуем самостоятельно оценить налоговые риски.

НДФЛ

В отношении налогообложения НДФЛ доходов работников в виде следует понимать, что поскольку данные выплаты не являются суточными, к ним не применяются соответствующие положения пункта 1 статьи 217 НК РФ, где речь идёт именно о налогообложении суточных. Однако в упомянутой статье указано, что не подлежат налогообложению доходы, полученные в связи с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и направление в служебную командировку). Следовательно, не облагаются НДФЛ выплаты налогоплательщикам, компенсирующие их расходы, одобренные работодателем при условии их документального подтверждения.

Таким образом, если денежные средства, выплачиваемые работнику при направлении в однодневную командировку, не являются суточными, а относятся в соответствии со статьёй 168 ТК РФ к иным расходам, связанным со служебной командировкой, произведённым работником с разрешения или ведома работодателя, суммы возмещения таких расходов могут быть учтены в составе доходов, освобождаемых от налогообложения, в полном объёме при наличии документального подтверждения произведённых за счёт указанных денежных средств расходов (см. также пункт 2 письма Минфина РФ от 17.05.2018 г. № 03-15-06/33309).

Страховые взносы

При выплате работникам КАС на них следует начислять страховые взносы в общеустановленном порядке на основании пункта 1 статьи 420 НК РФ. Дело в том, что в соответствии с пунктом 2 статьи 422 НК РФ освобождаются от уплаты страховых взносов суточные, предусмотренные пунктом 1 статьи 217 НК РФ. Однако выплаты, связанные с однодневной командировкой, нельзя квалифицировать как суточные, то оснований применять в отношении таких выплат пункт 2 статьи 422 Кодекса в части их освобождения от обложения страховыми взносами не имеется.

При этом выплаты работникам, которые являются возмещением документально подтверждённых расходов работника, связанных со служебной командировкой, произведённых с разрешения или ведома работодателя в соответствии со статьёй 168 ТК РФ, не подлежат обложению страховыми взносами на основании пункта 2 статьи 422 Кодекса как фактически произведённые и документально подтверждённые целевые расходы на командировку.

Выплаты работнику, не подтверждённые документами на возмещение расходов в командировке, облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке на основании пункта 1 статьи 420 Кодекса (см. также пункт 1 письма Минфина РФ от 17.05.2018 г. № 03-15-06/33309).